NotebookLMのノート管理・運用ルールについての悩みです。
GoogleのNotebookLM を業務や学習のデータベースとして活用したいと考えているのですが、無秩序に読み込ませると管理が煩雑になり、後で検索や活用が難しくなってしまうのでは…と悩んで本格運用に踏み出せません。

今想定している取込データには、

・会社の業務：社内社外のMTG議事録、顧客情報、過去のチャット履歴など

・自己学習：資格勉強のテキストデータ、講義の文字起こしなど

があります。NotebookLM は大量のデータを読み込ませることができますが、

・データ量が膨大になると横断検索に限界がある

・Google Drive のようにファイル管理ができず、ノートブックが増えると整理が難しい（ツールの外でリスト化して管理が必要かもしれない）

・一度読み込ませたデータを別のノートに分割・統合する機能がない

・一時的なチャット利用ができず、すべてノートブックとして残ってしまう（例：YouTubeを要約したいだけの時にも新規ノートが作成される）

といった課題も感じています。

そのため、データベース的に活用する際には、初期段階で運用ルール（ノートの作り方、命名規則、資料のグルーピング方法など）をしっかり決める必要があると考えています。

そこで皆さまのご意見を伺いたいのは：

・業務上のデータなら、どの単位でまとめるのが適切か？（例：「部署ごと」「チームごと」「顧客ごと」「期間ごと」など、）

・自己学習の講義やテキストデータは、どう整理すべきか？（例：「講義ごと」「単元ごと」「テキストと文字起こしを一緒にor別々に」など）

・いっそ「容量が許す限り全データを一つのノートにまとめておく」ほうが良いのか？

皆さんが NotebookLM を使うとしたら、どのように単位を決めてデータを読み込ませ、運用していきますか？