以下のように細かく説明をAIにして、回答を考えてもらうようにしていますよ。人間だと、例えば地域とか、会社関係の人ならどれだけ堅い業種とかで、微妙に調整した返事をしたりしますが、AIはそのへんのコンテキストをそこまでまだ読み取ってくれないので、なるべく細かく指定するのがコツだと思います！

1. 背景と目的
   依頼内容や状況: 例）「イベント登壇への招待を丁寧に断りたい」
   断りの理由: 例）「既存のプロジェクトで手一杯のため時間が取れない」
   伝えたいメッセージ: 例）「今後も良い関係を続けたい」

2. 相手に関する情報
   相手との関係性: 例）ビジネスパートナー、長年の友人、初対面の担当者など
   相手の立場・役職: 丁寧語や敬語レベルを調整するため
   相手が重視しているポイント: 例）納期、コラボ、信頼

3. トーンと言い回し
   希望するトーン: フォーマル／カジュアル、柔らかい／はっきり、など
   避けたい表現: 相手を傷つける可能性のある言葉、過度な謝罪など
   具体的なフレーズの希望: 例）「また別の機会があれば」と添えたい

4. 形式と構成
   メールの長さ: 短いメッセージか、段落構成か
   必要な要素: 宛名、挨拶、感謝、理由、代替案、締めの言葉、署名など
   代替案の有無: 他の日程の提案や別の担当者の紹介などを含めるか

5. 追加のガイドライン
   企業ポリシーやマナー: 社内のルールの厳しさや会社文化を反映させる
   言語指定: 日本語／英語など
   文体のチェックポイント: 丁寧語／敬語のレベル、ビジネスメールフォーマット

6. 出力形式
   テンプレート形式で出力: 件名と本文を分ける、箇条書き案を複数提示してもらうなど
   バリエーション: 複数案を提示して比較できるようにする

これらの条件をPromptに盛り込むことで、AIにより的確で使いやすい断りのメール案を生成してもらいやすくなると思います！