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AIに、ちょっと言いにくい
「断りのメール」を考えてもらうとき
どんな条件を伝えてますか?
断りメールって気まずいですよね。僕もすごく気を使います。
僕がAIにお願いするときは、余計な推測をさせずに「ここだけ決めてね」という最小限の条件を渡すようにしてます。多く使ってる条件は次の5つです。
・関係性(初対面や既知、既存取引先など)
・相手要望を1文で(例「来週のデモ希望」)
・理由の開示レベル(建前中心や事実のみ、本音寄りなど)
・断り方の強さ(完全クローズや条件付き検討、時期ずらしなど)
・トーン(丁寧や標準、親しみなど)
これに「任意のオプション」を必要なときだけ足します。
・期限や即時性(例「今回はクローズ。再検討は1月以降」)
・代替案(資料預かり、別担当紹介、規模縮小案 など)
・再打診の可否(可/不可/条件付き)
・触れない話題(予算や社内事情など、今回は触れないでほしいこと)
この回答をいろいろな人が見ると想定すると、安全面のルールも先に決め打ちしておくと安心だと思いました。
・実名や連絡先は受け取らず、出力もしない({ご担当者様}/{自社署名} みたいなプレースホルダ表記だけ)
・入力にないことは書かない(理由の細部や日付・価格・他社名を勝手に補完しない)
・「社内事情」「予算」「比較」などセンシティブ表現は、明示があるときだけ
で、迷ったときの「おすすめ無難セット」はこれです。
・開示レベル:建前中心(角が立ちにくい)
・断り方:時期ずらし か 条件付き検討(関係を切らずに済む)
・トーン:丁寧(初対面や重要顧客は特に)
プロンプトを実行すると質問がくるんですが、入力の書き方は、短くてOKです。
たとえば、
例A)「初対面/来週のデモ希望/建前中心/時期ずらし/丁寧」
任意:再検討は1月以降、代替案=資料預かり、再打診=条件付き、触れない話題=予算
例B)「既存取引先/値下げ交渉/事実のみ/完全クローズ/標準」
任意:再打診=不可
こうして渡すと、AIは件名候補と本文をプレースホルダ付きで作り、配慮ポイント(リスク回避・関係維持・曖昧さの管理)まで整理してくれます。
さらに「もっと丁寧/もっと簡潔/もっと明確」のバリエーションを1本ずつ出せるようにしておくと、社内共有や上長確認が速いです。
最後に「固有名詞が紛れ込んでいないか」「入力にない事実を足していないか」「センシティブ表現が勝手に入っていないか」を自己チェックさせれば、誤爆も防げます。
これだけで、言いにくい断りも、角が立たず、しかも安全に送れる、はずです。
(一応ChatGPT、Gemini、Claude、Grokで試して全部いけました!上手くいかなかったら申し訳ないので、コメントいただけると修正します!)
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