断りメールって気まずいですよね。僕もすごく気を使います。

僕がAIにお願いするときは、余計な推測をさせずに「ここだけ決めてね」という最小限の条件を渡すようにしてます。多く使ってる条件は次の5つです。

・関係性（初対面や既知、既存取引先など）
・相手要望を1文で（例「来週のデモ希望」）
・理由の開示レベル（建前中心や事実のみ、本音寄りなど）
・断り方の強さ（完全クローズや条件付き検討、時期ずらしなど）
・トーン（丁寧や標準、親しみなど）

これに「任意のオプション」を必要なときだけ足します。
・期限や即時性（例「今回はクローズ。再検討は1月以降」）
・代替案（資料預かり、別担当紹介、規模縮小案 など）
・再打診の可否（可／不可／条件付き）
・触れない話題（予算や社内事情など、今回は触れないでほしいこと）

この回答をいろいろな人が見ると想定すると、安全面のルールも先に決め打ちしておくと安心だと思いました。
・実名や連絡先は受け取らず、出力もしない（{ご担当者様}／{自社署名} みたいなプレースホルダ表記だけ）
・入力にないことは書かない（理由の細部や日付・価格・他社名を勝手に補完しない）
・「社内事情」「予算」「比較」などセンシティブ表現は、明示があるときだけ

で、迷ったときの「おすすめ無難セット」はこれです。
・開示レベル：建前中心（角が立ちにくい）
・断り方：時期ずらし か 条件付き検討（関係を切らずに済む）
・トーン：丁寧（初対面や重要顧客は特に）

プロンプトを実行すると質問がくるんですが、入力の書き方は、短くてOKです。

たとえば、
例A）「初対面／来週のデモ希望／建前中心／時期ずらし／丁寧」
任意：再検討は1月以降、代替案＝資料預かり、再打診＝条件付き、触れない話題＝予算

例B）「既存取引先／値下げ交渉／事実のみ／完全クローズ／標準」
任意：再打診＝不可

こうして渡すと、AIは件名候補と本文をプレースホルダ付きで作り、配慮ポイント（リスク回避・関係維持・曖昧さの管理）まで整理してくれます。

さらに「もっと丁寧／もっと簡潔／もっと明確」のバリエーションを1本ずつ出せるようにしておくと、社内共有や上長確認が速いです。

最後に「固有名詞が紛れ込んでいないか」「入力にない事実を足していないか」「センシティブ表現が勝手に入っていないか」を自己チェックさせれば、誤爆も防げます。

これだけで、言いにくい断りも、角が立たず、しかも安全に送れる、はずです。
（一応ChatGPT、Gemini、Claude、Grokで試して全部いけました！上手くいかなかったら申し訳ないので、コメントいただけると修正します！）